Vereinbarung über eine Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO
Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit wird im folgenden Text auf eine geschlechtsspezifische Differenzierung, wie z.B. Mitarbeiter/Innen verzichtet. Im vorliegenden Text wird durchgängig die männliche Form benutzt. Im Sinne des Gleichbehandlungsgesetzes sind diese Bezeichnungen als nicht geschlechtsspezifisch zu betrachten, sondern schließen beide Formen gleichermaßen mit ein.
Vertragspartner:
- Sie als Auftraggeber
- Der Auftragsverarbeiter:
GlobalRiders e.U.
Arnold Pöschl
Römerstrasse 78 b
A-4600 Wels
(im Folgenden Auftragnehmer)
1. Gegenstand der Vereinbarung
(1) Gegenstand
Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus der Nutzung der WebApp „Painserv“ durch den Auftraggeber und des damit beschriebenen Digitalisierungsangebots für Tattoo- und Piercingstudios durch den Auftragnehmer. Diese Vereinbarung ist als Ergänzung zu den AGB’s zu verstehen.
(2) Art und Zweck der Verarbeitung von Daten
Die Webapp bietet dem Auftraggeber die Möglichkeit der Digitalisierung der vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Tätigkeiten und nötigen Abfragen/Abklärungen im Zuge der Durchführung einer Tätowierung und/oder eines Piercings.
Dementsprechend werden die bereits bisher analog gesammelten Kundendaten des Auftraggebers in digitaler Form verarbeitet. Die Datenerhebung erfolgt dabei analog des von der Wirtschaftskammer Österreich empfohlenen Formulismus für die Durchführung einer Tätowierung bzw. eines Piercings.
(3) Art der Daten
Folgende Datenkategorien werden verarbeitet:
- Daten des Auftraggebers / seiner Mitarbeiter
- Personenbezogene Daten der Kunden des Auftraggebers
- Gesundheitsdaten der Kunden des Auftraggebers
(4) Kategorien betroffener Personen
Folgende Kategorien betroffener Personen unterliegen der Verarbeitung:
- Auftraggeber
- Mitarbeiter des Auftraggebers
- Kunden des Auftraggebers
2. Dauer der Vereinbarung
Die Vereinbarung ist befristet abgeschlossen und endet automatisch mit der Beendigung der Nutzung der WebApp durch den Auftraggeber.
3. Pflichten des Auftragnehmers
(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, Daten und Verarbeitungsergebnisse ausschließlich im Rahmen der Nutzung der WebApp durch den Auftraggeber zu verarbeiten. Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.
(2) Erhält der Auftragnehmer einen behördlichen Auftrag, Daten des Auftraggebers herauszugeben, so hat er – sofern gesetzlich zulässig – den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren und die Behörde an diesen zu verweisen. Desgleichen bedarf eine Verarbeitung der Daten für eigene Zwecke des Auftragnehmers eines schriftlichen Auftrages.
(3) Wahrung der Vertraulichkeit und Verschwiegenheit: Der Auftragnehmer erklärt rechtsverbindlich, dass er alle mit der Datenverarbeitung beauftragten Personen vor Aufnahme der Tätigkeit zur Vertraulichkeit verpflichtet hat oder diese einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitsverpflichtung unterliegen. Insbesondere bleibt die Verschwiegenheitsverpflichtung der mit der Datenverarbeitung beauftragten Personen auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit und Ausscheiden beim Auftragnehmer aufrecht.
(4) Der Auftragnehmer erklärt rechtsverbindlich, dass er alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung nach Art 32ff DSGVO ergriffen hat. Konkret handelt es sich hierbei um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Einzelheiten hierzu finden sich im Anhang (Technisch-organisatorische Maßnahmen).
(5) Mitwirkungspflicht bei Betroffenenrechten: Der Auftragnehmer ergreift die technischen und organisatorischen Maßnahmen, damit der Auftraggeber die Betroffenenrechte nach Kapitel III der DSGVO (Information, Auskunft, Berichtigung und Löschung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, sowie automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall) innerhalb der gesetzlichen Fristen jederzeit erfüllen kann und überlässt dem Auftraggeber alle dafür notwendigen Informationen.
Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Wird ein entsprechender Antrag an den Auftragnehmer gerichtet und lässt dieser erkennen, dass der Antragsteller ihn irrtümlich für den Auftraggeber der von ihm betriebenen Datenanwendung hält, hat der Auftragnehmer den Antrag unverzüglich an den Auftraggeber weiterzuleiten und dies dem Antragsteller mitzuteilen.
(6) Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer durchzuführen (sicherzustellen).
(7) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Art 32 bis 36 DSGVO genannten Pflichten. Dazu gehören Datensicherheitsmaßnahmen, Meldungen von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten an die Aufsichtsbehörde, Benachrichtigung der von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffenen Person, Datenschutz-Folgeabschätzung, vorherige Konsultation.
(8) Der Auftragnehmer wird darauf hingewiesen, dass er für die vorliegende Auftragsverarbeitung ein Verarbeitungsverzeichnis nach Art 30 DSGVO zu erstellen hat.
(9) Dem Auftraggeber wird hinsichtlich der Verarbeitung der von ihm überlassenen Daten das Recht jederzeitiger Einsichtnahme und Kontrolle, sei es auch durch ihn beauftragte Dritte, der Datenverarbeitungseinrichtungen eingeräumt. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber jene Informationen zur Verfügung zu stellen, die zur Kontrolle der Einhaltung der in dieser Vereinbarung genannten Verpflichtungen notwendig sind.
(10) Der Auftragnehmer ist nach Beendigung dieser Vereinbarung verpflichtet, sämtliche in seinem Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber zu übergeben / in dessen Auftrag zu vernichten. Wenn der Auftragnehmer die Daten in einem speziellen technischen Format verarbeitet, ist er verpflichtet, die Daten nach Beendigung dieser Vereinbarung entweder in diesem Format oder nach Wunsch des Auftraggebers in dem Format, in dem er die Daten vom Auftraggeber erhalten hat oder in einem anderen, gängigen Format herauszugeben.
Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren.
(11) Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, falls er der Ansicht ist, eine Weisung des Auftraggebers verstößt gegen Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten.
4. Technisch-organisatorische Maßnahmen
Die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Es ist dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen, soweit das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten wird. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.
Einzelheiten sind dem Anhang zu entnehmen.
5. Ort der Durchführung der Datenverarbeitung
Ausschließliche Durchführung innerhalb der EU/des EWR
Alle Datenverarbeitungstätigkeiten werden ausschließlich innerhalb der EU bzw des EWR durchgeführt.
6. Sub-Auftragsverarbeiter
Der Auftragnehmer kann Sub-Auftragsverarbeiter zur unmittelbaren Erbringung der Hauptdienstleistung hinzuziehen.
Die Auslagerung auf Unterauftragnehmer oder der Wechsel des bestehenden Unterauftragnehmers sind zulässig, soweit:
• der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber eine angemessene Zeit vorab schriftlich anzeigt und
• der Auftraggeber nicht gegenüber dem Auftragnehmer schriftlich Einspruch gegen die geplante Auslagerung erhebt und
• die erforderlichen Vereinbarungen zwischen dem Auftragnehmer und dem Sub-Auftragsverarbeiter gemäß des Art. 28 Abs. 4 DSGVO abgeschlossen werden.
Dabei ist sicherzustellen, dass der Sub-Auftragsverarbeiter dieselben Verpflichtungen eingeht, die dem Auftragnehmer auf Grund dieser Vereinbarung obliegen. Kommt der Sub-Auftragsverarbeiter seinen Datenschutzpflichten nicht nach, so haftet der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber für die Einhaltung der Pflichten des Sub-Auftragsverarbeiters.
Anhang – Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Vertraulichkeit
• Zutrittskontrolle: Schutz vor unbefugtem Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, z.B.: Schlüssel, Magnet- oder Chipkarten, elektrische Türöffner, Portier, Sicherheitspersonal, Alarmanlagen, Videoanlagen;
• Zugangskontrolle: Schutz vor unbefugter Systembenutzung, z.B.: Kennwörter (einschließlich entsprechender Policy), automatische Sperrmechanismen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung von Datenträgern;
• Zugriffskontrolle: Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen innerhalb des Systems, z.B.: Standard-Berechtigungsprofile auf „need to know-Basis“, Standardprozess für Berechtigungsvergabe, Protokollierung von Zugriffen, periodische Überprüfung der vergebenen Berechtigungen, insb von administrativen Benutzerkonten;
• Trennungskontrolle: Getrennte Verarbeitung von Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden, z.B.: Mandantenfähigkeit, Sandboxing;
• Pseudonymisierung: Sofern für die jeweilige Datenverarbeitung möglich, werden die primären Identifikationsmerkmale der personenbezogenen Daten in der jeweiligen Datenanwendung entfernt, und gesondert aufbewahrt.
• Klassifikationsschema für Daten: Aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder Selbsteinschätzung (geheim/vertraulich/intern/öffentlich).
Integrität
• Weitergabekontrolle: Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen bei elektronischer Übertragung oder Transport, z.B.: Verschlüsselung, Virtual Private Networks (VPN), elektronische Signatur;
• Eingabekontrolle: Feststellung, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind, z.B.: Protokollierung, Dokumentenmanagement;
Verfügbarkeit und Belastbarkeit
• Verfügbarkeitskontrolle: Schutz gegen zufällige oder mutwillige Zerstörung bzw. Verlust, z.B.: Backup-Strategie (online/offline; on-site/off-site), unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV, Dieselaggregat), Virenschutz, Firewall, Meldewege und Notfallpläne; Security Checks auf Infrastruktur- und Applikationsebene, Mehrstufiges Sicherungskonzept mit verschlüsselter Auslagerung der Sicherungen in ein Ausweichrechenzentrum, Standardprozesse bei Wechsel/Ausscheiden von Mitarbeitern;
• Rasche Wiederherstellbarkeit;
• Löschungsfristen: Sowohl für Daten selbst als auch Metadaten wie Logfiles, udgl.
Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung
• Datenschutz-Management, einschließlich regelmäßiger Mitarbeiter-Schulungen;
• Incident-Response-Management;
• Datenschutzfreundliche Voreinstellungen;
• Auftragskontrolle: Keine Auftragsdatenverarbeitung im Sinne von Art 28 DS-GVO ohne entsprechende Weisung des Auftraggebers, z.B.: eindeutige Vertragsgestaltung, formalisiertes Auftragsmanagement, Auswahl des Auftragsverarbeiters, Vorabüberzeugungspflicht, Nachkontrollen.